La Guía Definitiva para Crear una Empresa: Paso a Paso

Probablemente estarás de acuerdo conmigo es que resulta complicado crear una empresa si es la primera vez. Hay demasiadas cosas a tener en cuenta y es normal que un ciudadano medio las desconozca.

Tras leer esta guía sobre cómo Crear Empresas, el lector podrá hacerse una idea de los pasos que tiene que seguir si quiere iniciar montar una empresa o iniciar un proyecto como autónomo.

Vamos a ser sinceros: No es fácil. Pero siendo estrictos, siguiendo los pasos y dedicándole tiempo y esfuerzo es perfectamente asequible para cualquiera.

Si quieres emprender o iniciar un proyecto desde una ideas que has tenido, aquí tienes una guía paso a paso de lo que vas a necesitar y de lo que en muchos casos te vas a encontrar.

Ya seas emprendedor o pretendas crear una empresa, te puede resultar muy interesante consultar nuestra guía con más de 200 Herramientas y Recursos para Emprendedores.

Quizás si ya estás aquí es porque ya tienes una idea y no te hace falta tener una nueva. Lo que quieres es ejecutar la idea que has tenido y crear una empresa para ello. Bien. Entonces, puedes saltarte este paso. Aunque te recomiendo que también le eches un vistazo.

Toda empresa empieza con una idea. Quizás es algo sobre lo que sabes bastante o te apasiona. Quizás has encontrado una carencia en el mercado, un huevo o una necesidad que debe ser cubierta. En cualquier caso, prácticamente toda idea de negocio se puede convertir en realidad.

Para poder generar ideas o hacer brainstorming lo principal es pensar. Parecerá una tontería, pero es tan sencillo como esto. Coger un papel en blanco y ponerse a escribir ideas de negocio. James Altucher dice que él escribe 10 ideas diarias. Esto es bastante y lleva tiempo, pero desde luego que al cabo de 6 meses se han generado un buen puñado de ideas nuevas.

A veces con coger un papel no basta. También se necesita algo de inspiración. La mejor forma de inspirarse es leyendo o viendo programas que inspiren. Leer una hora sobre negocios u otros temas, darle un descanso a la cabeza y luego intentar vomitar unas cuantas ideas es mucho más eficiente que si simplemente nos ponemos delante del papel en blanco, sin haberle activado de alguna forma a nuestro cerebro previamente.

Leer es un buen mecanismo, pero también lo puede ser ver vídeos inspiradores, consultar webs en las que se proponen proyectos (como Kickstarter) o ver charlas TED.

Otra forma interesante para generar nuevas ideas de negocio es echar un vistazo en un sector que conozcas, estudiar a las empresas que operan en dicho sector e identificar posibles carencias o necesidades que puedan tener los clientes. Es decir, buscar una forma de cubrir esas necesidades o de hacerlo mejor que las empresas actuales.

Por ejemplo, podemos buscar en Google las quejas y reclamaciones que hay contra el Corte Inglés o Mercadona. Identificar algún patrón en ellas. Algún tipo de queja o reclamación que se repita. Quizás se puede prestar un servicio para corregir esta necesidad o para que los clientes de estos supermercados reciban un mejor servicio.

Cuando ya tienes una idea es el momento de ejecutarla. De llevarla a cabo. Ninguna idea vale nada si no se intenta llevar a cabo.

Para ello, es importante que te hagas una serie de preguntas respecto a tu modelo de negocio. A lo que quieres que sea tu empresa:

• ¿Estoy dispuesto a invertir una buena cantidad de tiempo y esfuerzo en este proyecto?
• ¿Cuál va a ser el cliente objetivo al que le voy a ofrecer mis servicios?
• ¿Cómo es mi competencia?
• ¿Cuál va a ser la estructura legal de mi empresa?
• ¿Cuáles van a ser mis obligaciones fiscales, tributarias y de Seguridad Social?
• ¿Voy a necesitar financiación?
• ¿Qué capital necesito para iniciar un proyecto?
• ¿Qué proveedores dispongo? ¿Puedo negociar con ellos precios o plazos de pago?

Estas son algunas de las cosas que todo Plan de Negocios debería de implementar:

¿Cómo es mi competencia?

Si una empresa se centra únicamente en un estudio sobre ellos mismos y lo que van a hacer, están cometiendo un grave error. Todo plan de negocios debe incluir un estudio de la competencia detallado. Para ello conviene hacer estas preguntas y contestarlas con el mayor detalle posible:

• ¿Qué barreras de entrada tienen mi negocio? Es decir, ¿va a ser fácil poder acceder a este mercado?
• ¿Cómo de grandes son las empresas de mi competencia?
• ¿Qué costes importantes pueden tener las empresas de mi competencia?
• ¿Qué está haciendo mal mi competencia?
• ¿Qué está haciendo bien?

Algo muy importante es saber y conocer cuáles son los switching cost que hay en el sector que uno va a operar. El switching cost no es más que el coste de cambio que tiene un cliente de pasarse a un proveedor a otro. Cuanto mayor sea, más difícil es arrebatar clientes a la competencia.

Un ejemplo de este tipo de coste es el software. Windows, por ejemplo. Microsoft sabe que tiene un poderoso switching cost en los ordenadores de todo el mundo. La razón es sencilla: a toda empresa le cuesta mucho cambiar de sistema operativo. Porque sus empleados no saben utilizar otro sistema operativo, por el coste de mover todos los archivos, por la posible incompatibilidad de los otros programas que funcionan en Windows, etc.

¿Mi empresa va a ser capaz de innovar?

Las empresas deberían valorar la innovación como un atributo muy importante a la hora de empezar. Todo plan de negocios debería tener un plan de innovación y renovación. ¿En qué sentido va a ser original tu empresa? ¿Cómo pretendes innovar con tu producto?

Para ello una vez más es importante realizar una descripción de la competencia para que se pueda entender bien en qué se va a diferenciar tu empresa del producto de que tengan otros.

Pero no sólo esto. Una empresa puede tener un producto innovador durante un período de tiempo, pero es aún más importante la capacidad que tiene la empresa para seguir diferenciándose durante varios meses o años.

Cuando un producto o servicio es muy rentable, suele llamar la atención de otras empresas o de otras personas que quieren emprender. Por lo que la competencia crece. A mayor competencia, mayor dificultad. De ahí que sea sumamente importante que la empresa sea capaz de seguir innovando y de seguir manteniendo un barrera de entrada o diferenciación en su producto.

¿Es tu empresa capaz de pivotar?

El concepto de pivotar es fundamental y lo han aplicado prácticamente todas las empresas que han tenido éxito en sus inicios. No es más que adaptarse al entorno y a la evolución de la empresa durante los primeros años.

La idea original puede cambiar completamente al modelo de negocio que tendrá tu empresa de aquí a un año o dos. La capacidad que se tenga para adaptarse y cambiar es una herramienta clave a la hora de tener éxito empresarial.

Muchos empresarios cometen el error de anclarse en la idea original. La idea original algunas veces tiene una buena aceptación por parte del mercado. Otras veces no. Lo que es seguro es que todo empresario debe aprender de ella y adaptarse.

Localización

La localización de tu negocio es sumamente importante. Siempre y cuando vaya a ser local y físico. Es decir, un negocio en Internet no tiene porqué tener una localización específica y puede ser global. Esto es una ventaja porque puedes acceder a muchos más clientes. Sin embargo la competencia también puede ser mucho más grande.

En el caso de que tu negocio vaya a ser local, la situación donde va a estar es clave.

Por un lado si un empresario dispone de un enorme capital inicial para empezar su proyecto, elegir una situación más concurrida, céntrica y poblada puede ser la mejor opción. De hecho, es lo que hacen las grandes empresas cuando quieren abrir sus tiendas. Zara, BBVA, Corte Inglés, etc. Todas ellas a la hora de abrir una tienda eligen los mejores locales de la ciudad. Pagan alquileres o los adquieren a precios muy elevados, pero lo rentabilizan a largo plazo. Tienen la ventaja de poseer el capital para ello.

En caso de que no dispongas de un importante capital inicial, lo que es más habitual, nuestro consejo es empezar con algo más modesto. Es cierto que el potencial que puede adquirir tu proyecto será menor, pero los costes fijos también serán más bajos y controlables. Paso a paso. Un alquiler desmesurado se puede comer todo el excedente y toda la caja en caso de que se tengan un par de meses malos.

Demografía, intereses y estadísticas

Todo plan de negocios también debe incorporar un detallado estudio estadístico sobre el mercado que se va atacar. En caso de que sea un negocio local, conviene saber cómo es la población a la redonda.

• ¿Qué edad tienen las personas que vienen alrededor?
• ¿Cuáles son sus gustos e intereses?
• ¿Cómo se desplazan?
• ¿Cuál es su poder adquisitivo?
• ¿Cuál es la edad, género y ubicación geográfica de tu público objetivo? Esto te ayudará a entender la demografía de tus clientes potenciales.
• ¿Cuál es el nivel de educación y el rango de ingresos de tu público objetivo? Esto puede influir en su capacidad para comprar tus productos o servicios.
• ¿Cuáles son los intereses y hobbies de tu público objetivo? Esto puede ayudarte a entender cómo encaja tu producto o servicio en su vida.
• ¿Qué plataformas de medios sociales utiliza tu público objetivo? Esto puede ayudarte a planificar tu estrategia de marketing.
• ¿Cuántas personas en tu área geográfica objetivo se ajustan a tu demografía objetivo? Esto te dará una idea del tamaño de tu mercado.
• ¿Cuál es la tendencia de crecimiento de tu mercado objetivo? ¿Está creciendo, disminuyendo o es estable?
• ¿Qué porcentaje de tu público objetivo ya está siendo atendido por la competencia? Esto te dará una idea de cuánto espacio hay en el mercado para tu negocio.
• ¿Cuáles son los hábitos de compra de tu público objetivo? ¿Compran en línea, en tiendas físicas, o ambos?
• ¿Cuánto está dispuesto a gastar tu público objetivo en tu producto o servicio? Esto te ayudará a establecer tus precios.
• ¿Cómo se siente tu público objetivo acerca de tu industria? ¿Hay alguna percepción o estigma que debas tener en cuenta en tu plan de negocio?

Para elegir una buena localización es crucial conocer los datos demográficos del lugar y la competencia que va a tener. Varios ejemplos:

1. Una guardería: ¿Cómo es la población a 5km a la redonda? ¿Predominan las familias y los niños? ¿Son de clase obrera?
2. Un restaurante: ¿De qué va a ser el restaurante? ¿Hay más restaurantes a la redonda? ¿Cuánta población hay? ¿Se va a desplazar la gente hasta tu restaurante en caso de que tengan que coger el coche?
3. Un taller mecánico: ¿Cuál es la disponibilidad del párking para dejar los coches? ¿Hay más talleres por la zona?
4. Un gimnasio: ¿Cómo son las personas que viven en los alrededores? Si es una población envejecida quizás no interese porque es más complicado que vayan al gimnasio.

En general se trata de hacer un muestreo del tipo de población que hay en los alrededores del establecimiento que se va a hacer y del potencial de clientes que se pueden tener en base a eso. La estadística es un factor que puede darnos una idea, pero no es algo que funcione a la perfección. Existen muchas variables difíciles de controlar y sobretodo de tener en cuenta.

Un mapa a seguir podría ser el siguiente:

1. Población total de la localidad, del barrio o de la zona a 5km a la redonda.
2. De esa población, saber cuál es el porcentaje por edades (ejemplo: 15% niños, 20% adolescentes y jóvenes, 40% adultos y 25% personas mayores de 50 años).
3. De estos porcentajes, saber cuántos son hombres y cuántos mujeres.
4. Después, es importante determinar la renta per cápita.

Una vez se tiene esto, nos podemos hacer una idea del tipo de población que va a rodear nuestro establecimiento y si coincide con el potencial cliente que queremos tener. Dependiendo del tipo de negocio que vayamos a abrir, un mayor porcentaje de un tipo de población beneficiará o perjudicará. Esto parece obvio pero muchos empresarios no tienen en cuenta ninguno de estos factores a la hora de crear una empresa. 

Esto se puede llevar a cabo mediante empresas especializadas que hagan sondeos y encuestas para saber cómo como es la población donde vas a establecer tu negocio. También se pueden consultar páginas de estadística como el INE o Google Trends. Lo que se logra con esto es conocer cuál va a ser el cliente de tu empresa y porqué va a comprar tu producto.

¿Cuál va a ser la evolución financiera de tu empresa?

Apartado muy importante. Una vez más, cuanto más detallado y explicado esté mejor. Sin embargo, todo número debe ser realista. No hay que pretender un crecimiento desmesurado durante los primeros años. Hay que ser cauto y realista.

Este punto es uno de los más importantes y uno de los menos valorados por los emprendedores. Generalmente no se tienen muy en cuenta, pero las finanzas y la contabilidad es el lenguaje de los negocios, si se desconoce es complicado que la empresa vaya a buen puerto.

Es necesario determinar cuáles van a ser los costes fijos de la empresa. Es decir, los costes que se van a tener mensualmente. Algunos costes fijos típicos:

• El alquiler de un local.
• Las nóminas del personal.
• La electricidad y el agua.
• El asesoramiento empresarial.
• Los impuestos periódicos.
• En caso de tener un préstamo, las cuotas a pagar (esto no es realmente un coste, pero sí una salida de caja).

Teniendo en cuenta todos estos costes, es más fácil poder hacerse una idea de cuáles deben ser los ingresos para quedar en punto muerto. Es decir, para no ganar y tampoco perder dinero. En cualquier caso el empresario debe saber que no basta con igual los costes fijos, ¡porque también habrán costes variables! y estos son inciertos.

Crear una empresa implica determinar todos estos costes. El tipo de servicio que vas a ofrecer indicará si necesitas una mayor inversión inicial o menor. No es lo mismo montar un restaurante que iniciarse como abogado independiente. El segundo necesitará una inversión inicial mucho menor.

El concepto de Punto Muerto

El punto muerto en una empresa no es más que la situación en que los ingresos y los gastos son iguales a 0€. Es decir, el beneficio es nulo.

Es un apartado muy importante de saber y conocer porque también puede estimar cuánto te falta o cuánto te sobra para estar en punto muerto. En el caso de que los ingresos estén por debajo del punto muerto, la empresa tendrá pérdidas. Por el contrario, si los ingresos están por encima la empresa tendrá beneficios.

¿Qué tipo de inversión inicial se requiere?

Una vez determinado el tipo de negocio y el tipo de inversión inicial que se requiere, la pregunta importante es:

1. ¿Cómo se va a financiar esa inversión inicial?
2. ¿Con mis propios recursos o con financiación ajena?

A la hora de pedir financiación a un banco es probable que te pregunte todo lo anterior. Es decir:

• ¿Cuál es el punto muerto en tu empresa?
• ¿Cuál es el modelo de negocio?
• ¿En qué se va a diferenciar tu empresa del resto?
• ¿Cómo es la competencia?
• ¿Cuáles son los costes fijos?

De ahí que a la hora de hacer un plan de negocios sea determinante presentar todos estos datos. En banco no va a dar financiación a una idea brillante que sea presentada de forma mediocre. Quizás le dé financiación a una idea mediocre que sea presentada, detallada e informada de forma brillante y profesional.

¿A qué tipo de financiación puedo acceder?

Más abajo se puede ver una extensa guía sobre los diferentes tipos de fuentes de financiación a los que puede acceder una empresa. Pero de forma resumida las empresas pueden acceder a créditos bancarios, préstamos de sociedades de garantía recíproca, subvenciones y capital externo de socios.

La administración financiera de tu empresa, en los comienzos, tiene que ser llevada por ti mismo. La razón es sencilla: Conocer los números que tienen tu empresa te hará conocer cuál es su estado. Te proporciona información. Delegar esta tarea por completo al principio puede ser una desventaja y conlleva ir a ciegas.

Controlar los números te permite tener control de la caja. La caja representa la liquidez inmediata que tiene la empresa. Ya sea en el banco o en cash. En muchas ocasiones los empresarios no entienden muy bien por dónde se va el dinero, porque desconocen los números y las salidas y entradas de caja.

Administrar una empresa también implica hacer cosas como estas:

• Controlar las cuentas del banco a diario.
• Llevar un control de las salidas y entradas de caja.
• Negociar con los proveedores y clientes los pagos y cobros de las facturas a más o menos tiempo.
• Negocias con el banco descuentos de pagarés, líneas de créditos u otras formas de financiación.
• Sabes cuándo se va a cobrar de los clientes y cuándo se va a pagar a los proveedores.
• Entender porqué el banco está aplicando una serie de comisiones.
• Analizar si los precios de los proveedores se ajustan a los presupuestados.

Todas estas tareas parecen un enorme trabajo, pero no es tanto cuando se lleva al día y el empresario es responsable con los números de la empresa. En general, y salvo que tengas un nuevo Microsoft o Facebook, donde las tasas de crecimiento son gigantescas, todo empresario que no se preocupe lo más mínimo de los números de su empresa está destinado a fracasar antes o después.

Un emprendedor, por lo tanto, en sus inicios debe saber cuáles son las salidas y las entradas de caja para saber por dónde se está yendo el dinero.

Otro apartado importante es saber cómo se debe crear una empresa y dar de alta a nivel jurídico, de Seguridad Social y Hacienda. ¿Es mejor crear una Sociedad Limitada o ser un autónomo persona física?

Para estas cosas lo mejor es consultar con especialistas que se dedican a esto y evitar posibles errores. Nuestras experiencia al respecto es que es muy fácil equivocarse si no sabes bien lo que estás haciendo por la cantidad de variables que puedes encontrar.

¿Qué se necesita para crear una empresa?

En general la opción más recomendable cuando son dos o más socios suele ser la de sociedad limitada. Sin embargo, cada caso es un mundo y requiere su estudio. En caso de ser una sola persona puede ser más interesante darse de alta como autónomo persona física debido a las bonificaciones que da la Seguridad Social al respecto.

En cualquier caso, los pasos a seguir de forma resumida serían, en caso de una sociedad limitada:

• Constitución de la Sociedad ante notario.
• Registro de la Sociedad en el Registro mercantil de la localidad.
• Certificado digital FNMT para sociedades jurídicas.
• Alta en Hacienda mediante modelo 036.
• Alta en la Seguridad Social de los posibles empleados (al menos uno, el administrador).

En caso de Persona Física:

• Alta en Hacienda mediante el modelo 037.
• Certificado Digital FNMT para personas físicas.
• Alta en la Seguridad Social como autónomo.

Este apartado de estructura jurídica no es el mismo que el de administración financiera. Una cosa es conocer los números de tu empresa y la otra llevar toda la documentación legal y obligatorio que debe tener.

Si un empresario intenta hacerlo todo y no delega nada es muy difícil que acabe alcanzando sus objetivos.

Por otro lado, un buen asesoramiento puede permitir saber qué opción jurídica es la más conveniente y de qué beneficios o bonificaciones con la Seguridad Social y Hacienda dispongo. Dependiendo del tipo de empresa que sea, tendrá unas obligaciones tributarias u otras. Así como con la Seguridad Social.

Los contratos mercantiles y laborales

Es muy importante que un autónomo o sociedad a la hora de empezar se asesore correctamente sobre los famosos documentos jurídicos que tanto abundan en nuestro ecosistema empresarial: los contratos.

Si la empresa necesita contratar trabajadores, deberá conocer correctamente el derecho laboral y los diferentes tipos de contratos laborales que ofrece la Ley.

Pero no sólo esto. ¿Qué pasa si necesitamos un local donde desarrollar nuestra actividad?

Entonces, es más que probable que nos encontremos ante un contrato de arrendamiento (alquiler), el cual deberemos estudiar con detenimiento para evitarnos sustos en el futuro.

Finalmente, están los contratos mercantiles. Muy variados y también muy presentes en el día a día de cualquier empresa. Por lo que también recomendamos acudir a un buen consejero legal en este aspecto.

El tema de los socios es algo complicado. La tendencia es que todo empresario debe emprender con un socio. Parece que es lo que hace casi todo el mundo. Sin embargo, en la mayoría de ocasiones esto es un error.

Las personas emprenden con socios porque necesitan un respaldo. En general creemos que si tenemos un compañero de viaje las cosas serán más fáciles. También, si nos equivocamos y fracasamos no lo habremos hecho solos.

Tener un socio por estas razones es un grave error. Cuando la convivencia y el dinero están de por medio toda amistad o buena relación se puede ver truncada.

Tener un socio no es malo. Sin embargo hay que saber la razón de porqué asociarse con otra persona.

Un socio como ayuda financiera

En el caso de que una persona o una sociedad pueda aportar capital a tu proyecto, sí que es buena idea tener un socio. No obstante debe quedar claro si se van a meter en la gestión del proyecto y en la toma de decisiones o si simplemente van a ser socios capitalistas. Si es el segundo caso, las condiciones se deben cumplir. Un emprendedor puede ver perdida su autonomía o la capacidad para tomar decisiones si los socios capitalistas también tienen control.

Por lo tanto, desde sus inicios debe quedar bien claro que un socio capitalista se va a ver al margen de la gestión del proyecto. Podrá dar consejos u opiniones, sin embargo no deberá interferir. En caso de que no estuviera de acuerdo con la política que tiene la empresa, lo mejor que puede hacer es vender sus participaciones (si se tratara de una sociedad limitada).

Un socio con una habilidad complementaria

También es interesante que otra persona se asocie contigo si tiene algún tipo de habilidad o conocimiento útil del que tú no dispones. En dicho caso, esto es complementario y por lo tanto es más fácil que el proyecto pueda progresar.

Por ejemplo, un programador y un financiero. El primero tiene la habilidad de programar y el segundo de llevar las cuentas de la empresa.

En general las personas se asocia porque todo el mundo lo hace, pero si no hay una razón de peso es mejor no hacerlo. Tienes que conocer muy bien a la otra persona para asociarte con ella y debe de haber mucha confianza. Incluso así, cuando el dinero y los negocios están de por medio todo se puede complicar. En el caso de malos tiempos las relaciones personales se ven afectadas.

El consejo que damos es que un emprendedor debe analizar las razones de porqué se va a asociar con otra persona y las posibilidades de que sea una buena sinergia o no. En la mayoría de ocasiones y por nuestra experiencia, muchos empresarios se asocian porque se dejan llevar por la corriente y la ilusión de iniciar y emprender un proyecto con otra persona/amigo. El problema es que cuando hay dinero, tensión y tiempo de por medio, muchas relaciones se ven afectadas. 

Si un empresario se asocia con otro por las razones expuestas anteriormente, estas diferencias y estas tensiones se pueden superar porque uno depende del otro. Cuando existe una sinergia en cuanto a las habilidades, los enfados y los malos días se superan porque los socios saben que se necesitan entre ellos. Sin embargo la cosa cambia cuando ninguno de los socios tiene bien definidas las tareas para con la empresa y por lo tanto la carga de trabajo entre ellos es diferente.

Hoy en día a la hora de crear una empresa si no estás en Internet probablemente tienes un problema. Quizás tu modelo de negocio no tenga nada que ver con Internet, pero es evidente que tener una web corporativa implica algo de innovación y sobretodo de actualidad. Si tu web está en la red quiere decir que estás algo actualizado y cualquier personas que quiera saber más sobre tu empresa puede acceder a través de Internet.

También hoy en día los recursos para hacer una web de forma sencilla han aumentado mucho. En nuestra opinión la mejor opción es contratar un dominio (con el nombre de tu empresa) y un hosting. El dominio es el nombre que va a tener tu empresa en Internet y que no va a poder ser replicado (por completo). El hosting es el servidor donde se van a guardar los archivos de tu web.

Los precios de los dominios suelen variar mucho dependiendo del tipo que sea, al igual que el hosting. Sin embargo, un precio medio de dominio podrían ser 6-9€ al año y de hosting 30-40€ al año. Hablamos de cantidades anuales. Es decir, es probable que no represente un coste fijo importante en tu empresa.

Una de las mejores alternativas para hacer una web sencilla es WordPress.org y sus plantillas. Con unas pocas horas de dedicación se aprender y se lanza una web muy sencilla.

Esto como primer paso no está mal, sin embargo con el paso del tiempo conviene contratar a algún especialista para que haga una web más profesional, funcional y adaptada.

Este es un artículo original de  Pro Quo Abogados.