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La mayoría de empresarios y pequeñas PYMES tienen facturas de gasto sujetas a una retención del IRPF o deben emitir facturas sujetas a dicha retención. Como por ejemplo, si tu actividad se desarrolla en un local y pagas un alquiler por estar allí, las facturas de gasto que te emitan por ese concepto es muy probable que estén sujetas a IRPF (si el propietario es una persona física, normal y corriente). Y como inquilino deberás retener un dinero al propietario. Otro ejemplo son los profesionales. Si eres un profesional y emites una factura de venta, deberá estar sometida a un tipo de retención de IRPF.
Fotógrafo: desi.italy
El concepto de retención es bastante abstracto y cuesta de entender.
Básicamente hemos de limitarnos a entender la palabra retener, o retención. Por la RAE, retener significa:
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1. tr. Impedir que algo salga, se mueva, se elimine o desaparezca.
2. tr. Conservar en la memoria algo.
3. tr. Conservar el empleo que se tenía cuando se pasa a otro.
4. tr. Interrumpir o dificultar el curso normal de algo.
Entonces, si tenemos un hijo que se quiere ir a trabajar fuera, pero se lo impedimos, porque le vamos a echar de menos mucho tiempo, es que le estamos reteniendo. Parece un ejemplo tonto, pero con las facturas pasa lo mismo. Se pacta una cantidad a pagar, por un servicio prestado y de esa cantidad, se retiene una parte para luego ingresarla en Hacienda.
Por ejemplo: hemos decidido que el alquiler de nuestro local, para poder desarrollar nuestra actividad, va a ser de 600€. Le vamos a pagar mensualmente esa cantidad al propietario. Es una persona física que tienen en propiedad ese local, y debe declarar a Hacienda esa renta que va a percibir. La factura que nos emita estará sujeta a retención, ahora mismo del 21%, para más información léelo aquí.
Resulta que de esos 600€, debemos interrumpir o dificultar su curso normal (ver arriba definición de la RAE). Debemos retener una cantidad, porque Hacienda así lo exige. Esa cantidad corresponde al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. Hacienda exige que el propietario pague por adelantado dicho impuesto, el IRPF. Y el recaudador vas a ser la empresa que le paga el alquiler. Entonces, suponiendo que no existen otros impuestos (imposible, pero vamos a suponerlo), de esos 600€ que le deberías pagar al propietario, le retienes el 21%, que serán 126€. Esos 126€ deberán de ingresarse en Hacienda más adelante. Y luego, cuando el propietario del local haga su declaración de la renta, ya verá si esos 126€ se le devuelven o Hacienda se los queda directamente.
El funcionamiento en el caso de las facturas de los profesionales es el mismo. Si nos ponemos en el lado del profesional, que emite la factura, pues tiene obligación de emitirla con un porcentaje de retención, que le será retenido y que por lo tanto, cobrará de menos. ¿Por qué? Porque está pagando de forma anticipada su Impuesto sobre la Renta. Si luego no tuviera beneficios durante el año, probablemente le devolvieran esas cantidades retenidas previamente. Porque el IRPF grava el beneficio, no las pérdidas.
El concepto de retener en una factura es bastante abstracto. Cuesta de entender por eso de que uno está obligado a retener (el que recibe la factura) y el otro está obligado a emitir la factura con retención (el que vende o presta un servicio). Además, es difícil saber cuándo se debe y no se debe aplicar. Pero es algo que un pequeño empresario, sea una sociedad limitada o una persona física, entienda. La razón es que muchos servicios se han de negociar teniendo en cuenta esta variable. Y no conocerla, o no entenderla, puede conllevar a tener malentendidos en el futuro.