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Productividad, organización… da igual cómo lo llamemos. La cuestión es que al día le faltan horas y a la semana le faltan días. Se acumulan las tareas, las citas, las llamadas, los e-mails. No podemos absorberlo todo. Y además, procastimos. La organización empresarial ha sido un punto débil en muchos empresario y emprendedores.

En la mayoría de ocasiones esto se debe a falta de organización, y a tener hábitos de trabajo poco productivos. En los que se pierde mucho más tiempo del que se debería.

ThinkWasabi es un blog que escribe Berto Pena sobre productividad y organización, que nos ha dado buenas ideas para implementar en el día a día y que te puede ser de utilidad.

Sea cual sea la razón, si te has visto identificado con los problemas mencionados más arriba, quizás te puedan interesar estos pequeños trucos que vamos a escribir. Pueden parecer tonterías. Pequeñas cosas que no cambian nada. Pero a lo largo de los meses y de los años, aplicadas de forma constante, pueden hacerte notar una diferencia.

1. De buena mañana, con buenos hábitos

La mayoría se levanta con el tiempo justo. Un minuto más en la cama es un privilegio que no se debe desaprovechar. Te levantas con el tiempo justo. Te da para lavarte la cara, vestirte rápido, tomar un café y como mucho cepillarte los dientes. Ya llegas justo.

Sin embargo, empezar levantándote 20-30 minutos antes puede hacer que establezcas hábitos o rituales que te hagan plantear el día de otra forma. Este tiempo extra de la mañana es para ti. Sólo para ti. Y debes aprovecharlo para hacer lo que te gusta. Si quieres tomar un café mientras lees las noticias, perfecto. Si prefieres hacer algo de yoga o ejercicio, también. Ese rato está preparando a tu mente para el día tan ocupado que te espera. Utilízalo.

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Photographer ugaldew

2. De noche, planifica el día siguiente

Parecido al anterior. Por la noche, también podemos tener buenos hábitos que nos hagan ir más relajados a dormir. Hacer deporte o ejercicio de forma frecuente puede ser algo fundamental. Pero leer un libro, ver tu programa favorito o planificar tranquilamente las tareas, objetivos y reuniones del día siguiente, también puede ser algo que te ayude mucho. Saber lo que tienes que hacer al día siguiente, con planificación, te puede ahorrar tiempo y hará que seas mucho más productivo y directo con las tareas pendientes.

3. Crea metas fijas. Concretas

¿Qué quiere decir esto? Tu meta es perder peso, por ejemplo. Decir, quiero perder peso, es establecer una meta. Sin embargo, no es fija. No es concreta. Lo que hay que hacer es establecer metas que se puedan fijar. Como por ejemplo, voy a comer una manzana cada mañana. O voy a caminar tantos kilómetros los lunes y los miércoles.

No elijas ser más productivo. Especifica en qué quieres ser más productivo, cómo y porqué. Recuerda, la organización no es más que tener una serie de buenos hábitos.

4. Utiliza un calendario

Hoy en día existen herramientas gratuitas tremendamente efectivas como Google Calendar. Pero cualquier tipo de calendario es bueno. No intentes recordar todo lo que pasa por tu cabeza, sólo con tu cabeza. Pon tu calendario donde sea fácil de ver y sobretodo, de acceder. Inmediatamente que tengas una nueva tarea, una reunión o cualquier otra cosa pendiente, anótala. Deja que el calendario trabaje y recuerde las cosas por ti.

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5. Utiliza una lista de tareas. 5 como máximo

Tener una lista de tareas es una herramienta muy útil en cuanto a la organización de las mismas. Puedes establecer prioridades y saber qué te queda por hacer. Pero, tener una lista de tareas interminable puede ser incluso algo negativo a nivel de organización empresarial y personal. Establece lista que tengan como máximo 5 tareas. Lo que conseguirás con esto es reducir a 5 las tareas más importantes del día y por lo tanto, no procastinarás. Además, probablemente será más sencillo completar las tareas fijadas.

6. Prioriza lo importante y no procastines

Siguiendo el punto anterior, prioriza. No se puede ni se debe pretender hacer todo. De ahí que desbordes. Y de ahí que el día no tenga más horas, pero tú necesites más. Si una tarea es importante, súbela en tu lista de tareas. Si no lo es, muévela abajo. Focaliza.

7. Delega

Mucha gente no sabe delegar. Y esto es un problema en la organización empresarial. Al igual que no puedes acordarte de todo y por ello tienes que hacer uso del calendario, tampoco puedes hacer todo y debes delegar.

Las personas que son organizadas suelen saber delegar las tareas. No se trata de dirigir y ordenar a la gente que tienes cerca. Se trata de intentar distribuir y si es necesario, de pedir ayuda.

8. Mantén ordenado tu espacio de trabajo

Espacio de trabajo no es sólo el escritorio dónde trabajas. También es el escritorio de tu ordenador, allí donde tienes instalados los programas. Ser ordenado y escrupuloso a la hora de guardar las carpetas y los archivos, hará que te sea mucho más fácil de buscar y encontrar después. No escatimes a la hora de nombrar un archivo. Ordena los papeles que tienes encima de tu escritorio. Mantén los cajones sin que se amontones cientos de papeles. En un trabajo a diario ser organizado en tu espacio de trabajo, pero a la larga, se agradece. Y también lo agradecen los que trabajan contigo.

9. Elimina, a diario, alguna cosa

Tira la basura. A diario. Seguro que si te pones a mirar lo que te rodea, sea en tu despacho, en la oficina, o en tu casa, hay algo que no utilizas. Que ocupa espacio. Consume recursos. Elimínalo, no lo dudes. Si es un papel, y dudas, escanea, rompe y tira. Si es un archivo, elimina. Seguramente se hagan copias de seguridad periódicamente, y en caso de que fuera importante (poco probable), puedes recuperarlo. No se trata de tirar a discreción. Se trata de analizar si algo tiene utilidad y razón de seguir ahí donde está.

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