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La factura es uno de los documentos mercantiles entre los empresarios. Dicho documento refleja la relación económica entre dos empresarios o entre un empresario y un particular. Además, suele ser también un compromiso de pago y una forma de oficializar un servicio prestado. La factura reflejará los bienes que se han vendido o el servicio que se ha dado e indicará el precio que ha tenido la operación.

Sin embargo, la factura, para considerarse válida, necesita disponer de una serie de requisitos imprescindibles. A continuación detallamos estos requisitos.

Número y, en su caso, serie

Las facturas son un documento mercantil que tiene que estar numerado. Dicha numeración puede ser de cualquier tipo, pero es importante que sea correlativa. Por ejemplo, puede tener la forma de F2016/001. La segunda factura debería ser: F2016/002. También es importante que tenga una serie, lo que significa que pueden diferenciar distintos tipos de trabajos o servicios.

Ejemplos:

  • Factura número: F0001
  • Factura número A/0001
  • Factura número: 2016/01
  • Factura número: 01

Fecha de expedición y fecha de operación, cuando NO coincidan

La fecha de expedición debe estar presente siempre en toda factura. Además de eso, si la fecha en la que se realizara la operación no coincidiera con la de expedición, también debería ser indicada.

Nombres y apellidos, o denominación social completa del expedidor y del destinatario

El nombre completo de la persona física, debe estar presente en la factura. En caso de que fuera una sociedad limitada o una sociedad mercantil, también debería tener el nombre completo fiscal. Por ambas partes, tanto la persona que emite la factura, tanto como aquella que la recibe. Se tiene que determinar también cuál de las dos personas, físicas o jurídicas, es el cliente.

NIF del expedidor y NIF del destinatario

En los siguientes casos, también se deberá aportar los NIF’s correspondientes del emisor y del receptor.

  • Entregas intracomunitarias exentas.
  • Inversión del sujeto pasivo.
  • Operaciones realizadas en el territorio de aplicación del impuesto por un expedidor establecido en dicho territorio.

Domicilio del emisor y del receptor

El domicilio completo del emisor de la factura y del receptor deberá aparecer, generalmente justo debajo de sus nombres fiscales. Un ejemplo podría ser:

  • Pro Quo Abogados, SLU.
  • Calle Foners, número 1, 2º B, 07010 Palma de Mallorca, Islas Baleares.

Descripción de las operaciones: El Concepto

El concerto de la factura es una descripción de las operaciones que se han llevado acabo. Es muy importante ser concretos y especificar lo que se ha hecho. En caso de que la Agencia Tributaria revisase la factura, el concepto y la descripción de los trabajos realizados es una de los elementos más importantes.

Tipos impositivos aplicados

Si la factura está sujeta y no exenta de IVA, habrá que especificar el tipo impositivo aplicado de IVA según el servicio prestado.

Base imponible

Además de los tipos, hay que poner cuál es la base imponible sobre la que se va a aplicar el IVA o la retención de IRPF. La base imponible es el servicio que ha prestado el empresario, al que se le deberá añadir la cuota de IVA.

Cuota de IVA

La base imponible, multiplicada por el tipo impositivo, nos da la cuota de IVA que le repercutimos al cliente. Esta cuota también de estar especificada.

Total de la factura

Finalmente, el total de la factura será la suma entre la base imponible y la cuota de IVA. Esto deberá ser lo que el empresario ingrese una vez su cliente le haya pagado.

Otras menciones obligatorias

  • La operación esté exenta. En caso de que la factura esté exenta de IVA, entonces deberá especificarse la razón y el artículo de IVA que así lo dice.
  • Se trate de entregas intracomunitarias exentas de medios de transporte nuevos.
  • El adquirente o destinatario sea quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador.
  • El sujeto pasivo del impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación (se hará constar la mención inversión del sujeto pasivo).
  • Se apliquen los regimenes especiales de las agencias de viajes o el de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección o el régimen especial del criterio de caja.

*Nota Importante: Esta normativa está sujeta a cambios. Revisa la fecha. Si ha pasado más de un año desde la publicación del artículo, esta normativa podría haber cambiado.

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